Maître P., agissant au nom de M. B., a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 septembre 2006, à la suite du refus opposé par le directeur du centre hospitalier régional universitaire de Montpellier (CHS La Colombière) à sa demande de renseignements sur la conformité aux dispositions de la loi du 17 juillet 1978 et de l'arrêté du 1er octobre 2001 des conditions suivantes émises par cet établissement de santé pour l'obtention du dossier médical de son client, actuellement hospitalisé dans cet établissement de santé : forfaitisation des frais de reproduction et d'envoi du dossier à hauteur de 21 euros, établissement préalable d'un questionnaire et production d'une autorisation écrite du patient.

La commission prend note que la non communication des documents découle non d'un refus du directeur du centre de procéder à celle-ci mais de certaines conditions posées à cette communication, à savoir produire une autorisation écrite et signée du patient accompagnée de copie des pièces d'identité de ce dernier, remplir un fomulaire et acquitter des frais forfaitaires d'un montant de 21 euros.

Elle rappelle qu'en application de l'article L.1111-7 du code de sa santé publique tel qu'interprété par le Conseil d'Etat dans une décision du 26 septembre 2005, Conseil national de l'ordre des médecins,, toute personne a droit à la communication de son dossier médical, directement ou par l'intermédiaire d'un médecin de son choix ou encore d'un tiers dument mandaté à cet effet. Elle relève cependant qu'un avocat n'a en principe pas à justifier d'un mandat de son client sauf dans l'hypothèse où des indices pourraient conduire à douter de l'existence de ce mandat. En l'absence d'éléments conduisant à douter que Maître P. agit au nom de M. B., le directeur du centre hospitalier ne peut exiger ce mandat. En revanche, la demande de production d'une copie de la carte d'identité du patient, qui est exigé en toute circonstance, y compris lorsque c'est le patient lui-même qui formule la demande, et vise à s'assurer que la demande est faite au profit de ce dernier, ainsi que de remplir un formulaire succinct est conforme aux dispositions de l'article L.1111-7 du code de sa santé publique.

S'agissant de la facturation au demandeur du coût de reproduction et d'envoi, prévue par l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, il résulte des dispositions de cet article et de celles du deuxième alinéa de l'article 35 du décret du 30 décembre 2005 pris pour son application que ces frais sont calculés en prenant en compte le coût du support, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction " à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document " ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités postales choisies par le demandeur. L'arrêté du 1er octobre 2001 précise que le coût de reproduction ne peut dépasser 0,18 euros pour une copie en noir et blanc sur papier format A4. Une facturation d'un prix forfaitaire correspondant à la reproduction et à l'envoi, sans être exactement conforme à ces dispositions, ne leur est contraire que dans la mesure où le prix forfaitaire dépasse le coût qui pourrait être facturé par application de celles-ci. En l'espèce, le directeur du centre n'a pas précisé quel est le coût réel de reproduction et d'envoi des document sollicités.

En conséquence, la commission émet un avis favorable à la communication à Maître P. du dossier médical de son client dès qu'il aura complété le formulaire, joint une copie d'une pièce d'identité de son client et acquitté les frais de reproduction et d'envoi qui ne peuvent être supérieurs à ceux résultant de l'application des dispositions de l'article 35 du décret du 30 décembre 2005.