Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 13 décembre 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Nicolas d'Attez à sa demande de consultation aux jours et horaires d’ouverture de la mairie, avec éventuellement délivrance de copies, des documents suivants, sachant que le maire permet une consultation le jeudi et compte tenu du volume des documents et invite la demanderesse à préciser sa demande. Le maire précise également que n’ayant pas de régie, il ne sera pas en mesure de délivrer les photocopies :
1) le « porter-à-connaissance complémentaire » reçu en mairie en date du 27 juillet 2013 ;
2) l’ensemble des archives administratives notamment les documents d’urbanisme (certificats d’urbanisme, permis de construire, déclarations de travaux, de 1985 à ce jour) ;
3) les registres des procès-verbaux des conseils municipaux de l’origine à ce jour ;
4) l’ensemble des archives historiques de la commune et tout document qui retrace l’histoire du village.

Après avoir pris connaissance de la réponse du maire de Saint-Nicolas d'Attez, la commission constate que le désaccord qui lui est soumis ne porte pas sur le caractère communicable des documents sollicités mais sur les modalités de communication de ces documents, le maire proposant une consultation hebdomadaire, le jeudi de 14 à 18 heures lors de la présence de la secrétaire de mairie.

La commission rappelle qu'en cas de demande de consultation, l'administration peut définir des horaires d'accès aux documents sollicités ou organiser des rendez-vous entre ses services et les demandeurs. Néanmoins, le calendrier ainsi défini ne doit pas s'avérer excessivement restrictif, afin de ne pas constituer en lui-même une entrave à l'accès aux documents administratifs, qui sont, au cas présent, communicables en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 et de l'article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales, après occultation le cas échéant des mentions relevant de l'article 6 de la même loi. La commission rappelle par ailleurs que sont communicables toutes les archives publiques, sous réserve des dispositions de l'article L. 213-2 du code du patrimoine, lequel prévoit une communication différée dans certains cas.

En l'espèce, la commission estime qu'eu égard à la taille de la commune et aux moyens dont elle dispose, et compte tenu du volume des documents dont l'intéressée souhaite prendre connaissance et de la nécessité de ne pas perturber le bon fonctionnement des services, une plage horaire de quatre heures par semaine à une date déterminée n'apparaît pas comme étant de nature à porter atteinte au droit d'accès au document sollicité.

En outre, compte tenu de ces éléments, la commission estime que le maire de la commune peut, sans restreindre le droit d'accès de Madame X, réserver la permanence qu'il tient le samedi de 16 à 18 heures à la réception des habitants de la commune qui ne peuvent venir un autre jour.

La commission relève par ailleurs que s'il est loisible à l'administration d'inviter le demandeur à indiquer préalablement la liste des documents qu'il souhaite consulter, l'absence de réponse à cette invitation ne saurait légalement fonder un refus de communication.

La commission précise au demandeur, s'il désire étudier plus commodément les documents sollicités, qu'il lui est loisible d'en demander également communication soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l'envoi du document. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4.

La commission rappelle enfin que l'absence de régie de recettes ne saurait faire obstacle à la délivrance de copies en application de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'administration n'étant pas tenue de facturer le montant de la reproduction des documents au demandeur. Il lui est toutefois loisible, en pareille hypothèse, d’émettre un titre exécutoire à l’encontre de ce dernier.