Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 13 juin 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Achen à sa demande des copies des actes d'état civil suivants :

1) l'acte de naissance de X du 1er juillet 1718 ;
2) l'acte de mariage de X et X du 2 juin 1744 ;
3) l'acte de naissance de X du 25 juillet 1753 ;
4) l'acte de naissance de X du 15 octobre 1780 ;
5) l'acte de mariage de X et X du 4 février 1777 ;
6) l'acte de décès de X du 16 avril 1812.

La commission souligne que les actes d’état civil sollicités sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande dès lors qu’ils ont plus de soixante-quinze ans, conformément au e) du 4° du I de l’article L213-2 du code du patrimoine.

En l'absence de réponse de l'administration à la date de sa séance, la commission rappelle que selon l’article L213-1 du code du patrimoine, l'accès aux archives publiques se fait « dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration ». Cet article instaure le principe du libre choix par le demandeur des formes dans lesquelles s'effectue la communication.

Ce principe souffre cependant plusieurs tempéraments destinés à concilier le droit d'accès avec le bon fonctionnement du service public et la bonne conservation des documents d'archives qui, en général, ne doivent pas être photocopiés. Ainsi, le droit d'accès s'exerce-t-il dans la limite des possibilités techniques de l'administration conservant les documents ainsi que dans la limite des manipulations et techniques de reproduction compatibles avec leur conservation. En effet, si le demandeur ne souhaite pas bénéficier d'une communication gratuite sur place, la reproduction, aux frais du demandeur, doit être envisagée. Si la photocopie doit être écartée afin de préserver un original fragile, la reproduction peut prendre une autre forme, notamment celle d'une photographie, à condition que celle-ci ne soit pas, elle aussi, de nature à fragiliser le document original. Le caractère envisageable de la reproduction photographique ou de tout autre mode de reproduction doit être laissé à l'appréciation des personnels scientifiques et techniques responsables de la conservation des fonds.

En l’espèce, la commission estime que la photocopie des registres reliés d’état civil est, par principe, susceptible de nuire à leur bonne conservation. Elle émet donc un avis favorable à la communication de l’intégralité de l’acte d’état civil sollicité, dans les conditions qui viennent d’être rappelées, le cas échéant, au moyen d’une transcription manuelle complète de l’acte.

La tarification doit être conforme à l’article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration.

La commission émet donc un avis favorable.