Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 23 février 2018, à la suite du refus opposé par la maire de Paris à sa demande de communication d'une copie des notes de frais et des reçus des déplacements, des frais de restauration, avec le cas échéant, les noms des personnes invitées, ainsi que les reçus de tous les autres frais de représentation au titre de l’année 2017 du maire ainsi que des membres de son cabinet à savoir Monsieur X, Monsieur X, Monsieur X, Monsieur X, Monsieur X, Madame X, Monsieur X et Monsieur X.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, la maire de Paris a informé la commission que les reçus de frais de représentation des membres de son cabinet n'existaient pas dans la mesure où aucune indemnité pour frais de représentation n'est prévue pour les intéressés. La commission ne peut, dès lors, que déclarer la demande d’avis sans objet sur ce point.

S'agissant des autres documents sollicités, la commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux et que la commission considère de manière constante que ces dispositions incluent également la communication des délibérations, des pièces annexées à ces documents et de l’ensemble des pièces justificatives produites à l’appui des comptes.

La maire de Paris a également indiqué à la commission que les membres de son cabinet pouvaient, toutefois, obtenir le remboursement de leurs frais de restauration, sous réserve de justificatifs qui pouvaient être consultés à la mairie après que le demandeur aura pris l'attache de ses services. La commission rappelle cependant que la communication des documents sur le fondement de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, qui peut être obtenue aussi bien du maire que des services déconcentrés de l'Etat, intervient, non plus par consultation sur place avec délivrance de copies sous l’empire de l’article 34 du code de l’administration communale, mais dans les conditions prévues par l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, soit au choix du demandeur par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret, par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique et enfin par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 de ce code. La commission constate que la demande porte sur l'envoi d'une copie des documents détenus par l'administration. Elle émet dès lors un avis favorable à ce point de la demande après, le cas échéant, que le demandeur se sera acquitté des frais de reproduction définis par l'arrêté du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d'un document administratif et d'envoi, dont le montant lui aura au préalable été communiqué.

S'agissant, enfin, de ses frais de représentation, la maire de Paris a indiqué à la commission que ses services étaient disposés à mettre à la disposition du demandeur les documents budgétaires existants correspondant à ces indemnités, à savoir le montant forfaitaire alloué à la maire et les montants non utilisés remboursés à la collectivité, ces documents permettant à chaque contribuable ou citoyen d'avoir une idée précise des comptes de la commune. Se prévalant d'une réponse du ministre de l'intérieur et de l'aménagement du territoire (question écrite n° 23037, JO Sénat Q 20 juillet 2006, p. 1963 ; question écrite n° 93573, X Q 18 juillet 2006, p. 7524), la maire de Paris a ensuite précisé que, le code général des collectivités territoriales n'obligeant pas à établir des justificatifs des frais de représentation des élus locaux, elle n'envisageait pas de répondre favorablement à la demande sur ce point, ces justificatifs n'étant susceptibles d'être produits qu'à l'occasion de contrôles des autorités compétentes. La commission prend acte avec étonnement de cette réponse mais rappelle que les pièces justificatives des dépenses sont indissociables des budgets et comptes communicables sur le fondement des dispositions précitées de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales et émet, par suite, également un avis favorable à ce point de la demande.