La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 19 janvier 2006 votre demande de conseil relative à la communication des documents suivants :

-1) toute délibération, tout arrêté ou tout acte municipal relatif à la réalisation de travaux d'entretien sur un chemin et à leur inscription au budget au cours des cent dernières années ;

ainsi que des précisions concernant :
-2) le délai dont dispose l'administration pour répondre à une demande de communication de document avant de se trouver en situation de refus implicite ;
-3) la capacité éventuelle d'obliger les demandeurs à faire les recherches eux-mêmes, sachant qu'elles portent sur une centaine d'années ;
-4) en cas de réponse favorable au point précédent, la présence d'un agent communal constitue-telle une nécessité ?

La commission vous rappelle qu'en application de l'article 17 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005 relatif à la liberté d'accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques, le silence gardé pendant plus d'un mois par l'autorité compétente, saisie d'une demande de communication de documents en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, vaut décision de refus (point 2).

La commission estime que les demandes présentées en application de la même loi doivent être suffisamment précises pour être recevables afin d'éviter que l'administration soit contrainte à de nombreuses recherches pour identifier les documents demandés. A ce titre, en tant qu'elle porte sur des délibérations, des arrêtés municipaux et des éléments budgétaires sans mention de date ni de référence autre qu'une période de cent ans, la demande de communication présente un caractère trop imprécis et est irrecevable (point 1).

Dans ces conditions, il est possible de proposer aux demandeurs de venir consulter les documents sur place, dans des conditions ne perturbant pas le fonctionnement de l'administration, afin de leur permettre de formuler une demande suffisamment précise et de ne prendre copie que des pièces qui leur sont réellement utiles. Si l'article 4 de cette loi laisse le choix du mode d'accès au demandeur, la commission estime que si la demande porte sur un nombre important de documents, l'administration est en droit d'inviter le demandeur à venir consulter les documents sur place et à opérer une sélection de ceux d'entre eux dont il souhaite la reproduction. Les frais de reproduction peuvent être mis à la charge du demandeur, conformément à l'article 35 du décret du 30 décembre 2005 et à l'arrêté du 1er octobre 2001 (point 3).

Les modalités éventuelles de consultation sur place, et notamment la présence d'un agent communal, relèvent de vos pouvoirs d'organisation du service. La présence d'un agent communal pourrait néanmoins permettre une consultation des pièces administratives et archives de votre commune dans de meilleures conditions de sécurité (point 4).