Madame S. a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 avril 2007, à la suite du refus opposé par le maire de Montpon-Ménestérol à sa demande de copie, si possible sur support informatique de type cédérom, de la liste électorale générale de cette commune, ainsi que de tous les tableaux d'additions et de radiations depuis la refonte de la liste effectuée en vue des élections de 2007. L'intéressée souhaite savoir si le maire est autorisé à subordonner la communication de ces documents à son engagement " de ne pas utiliser ces données à des fins de démarchage commercial, politique ou électoral et de s'abstenir de toute opération de démarchage ou de publipostage à partir de ces informations ".

La commission indique au préalable qu'il ne lui appartient pas de se prononcer sur le droit d'information que les membres d'un conseil municipal tirent des dispositions de l'article L. 2121-13 du code général des collectivités territoriales. Ces derniers peuvent en revanche exercer le droit à communication reconnu à toute personne par la loi du 17 juillet 1978 ou par d'autres dispositions législatives.

La commission rappelle qu'aux termes du dernier alinéa de l'article R. 16 du code électoral pris pour l'application de l'article L.28 de ce code : " Tout électeur peut prendre communication et copie de la liste électorale et des tableaux rectificatifs à la mairie, ou à la préfecture pour l'ensemble des communes du département à la condition de s'engager à ne pas en faire un usage purement commercial ". Elle estime qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, applicable dans le silence des textes, il peut être procédé à cette communication par tout moyen au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration. Elle émet donc un avis favorable à la communication des documents demandés, le cas échéant sur support informatique, sous réserve que le demandeur justifie auprès de la commune de sa qualité d'électeur.

La commission précise en outre qu'il résulte des termes mêmes de l'article R. 16 du code électoral que la communication des listes électorales peut être subordonnée à l'engagement du demandeur de ne pas en faire un usage purement commercial. En revanche, l'autorité administrative ne peut s'opposer à cette communication au motif que le demandeur refuserait de s'engager à ne pas en faire un usage non commercial, notamment à des fins de démarchage politique. Dans tous les cas, il est rappelé au demandeur que la réutilisation des listes électorales s'effectue sous sa seule responsabilité et qu'elle est soumise, notamment, aux dispositions de l'article 13 de la loi du 17 juillet 1978 concernant la protection des données personnelles et à celles de la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, qui s'appliquent en cas de retraitement d'un fichier informatique.

Enfin, la commission a pris bonne note de l'accord du maire pour transmettre les éléments demandés sous disquette.