Monsieur X, pour la société X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 mars 2015, à la suite du refus opposé par le directeur général de Voies navigables de France (VNF) à sa demande de communication des documents suivants relatifs aux voies d'eau comprises dans la concession de Voies navigables de France :
1) les données de levées bathymétriques ;
2) l'autorisation de réaliser ou de faire réaliser des levées.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le directeur général de VNF a informé la commission que les documents visés au point 1) n'étaient pas disponibles au siège de l'établissement sous forme de documents papier ou dématérialisés, mais seulement dans chacune des directions territoriales de l'établissement, qu'il lui était impossible d'évaluer le volume total représenté par l'ensemble de ces informations ainsi que le format adapté de communication et le temps nécessaire en vue de la communication à un tiers, et que la demande de communication était par suite trop imprécise.

La commission considère que les documents mentionnés au point 1) existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 et, s'agissant d'informations relatives à l'environnement, des articles L124-1 à L124-8 du code de l'environnement. Elle estime que la demande est formulée de façon suffisamment précise pour permettre à l'établissement d'identifier les documents souhaités.

La commission considère par ailleurs que la circonstance que la diversité des formats sous lesquels ces données sont disponibles ne saurait faire obstacle au droit du demandeur d'en obtenir communication et de réutiliser les informations qu'ils comportent, dans les conditions définies aux articles 10 à 18 de la loi du 17 juillet 1978, l'administration n'étant pas tenue par cette loi de lui en fournir de copie sur un support qui ne serait pas identique à celui des documents dont elle dispose ou compatible avec celui-ci.

Elle estime également que, s'agissant de documents détenus par l'établissement mais dispersés entre ses services, il appartient à son directeur général soit de rassembler ces documents pour les fournir au demandeur, soit de transmettre la demande de celui-ci à ceux de ses services qui les détiennent, afin qu'ils les adressent directement au demandeur. La commission rappelle que si ces documents étaient détenus par d'autres autorités administratives, extérieures à l'établissement, il incomberait au directeur général de VNF, en application du septième alinéa de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, de transmettre la demande, accompagnée du présent avis, à cette autorité, et d'en informer le demandeur.

La commission rappelle par ailleurs que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services.

La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.

La commission émet donc un avis favorable au point 1) de la demande. Elle estime en revanche que le point 2), qui ne tend pas à la communication d'un document existant ou susceptible d'être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant mais à la délivrance d'une autorisation, n'entre pas dans le champ d'application de la loi du 17 juillet 1978. Elle ne peut donc que se déclarer incompétente pour se prononcer sur ce point.