La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 3 décembre 2015 votre demande de conseil relative au caractère communicable, à des représentants du personnel, des documents professionnels laissant apparaître la situation indiciaire et le poste d'affectation des agents de la circonscription d'Uvea sachant que ces derniers sont des agents permanents de droit privé de l'Etat.

La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, de la loi du 17 juillet 1978 et des régimes particuliers énumérés aux articles 20 et 21 de cette loi pour obtenir la communication de documents.

La commission rappelle ensuite que les agents du Territoire constituent une catégorie particulière d'agents dont les conditions d'emploi ont été fixées par l'assemblée territoriale de Wallis et Futuna en vertu de la loi n° 61-814 du 29 juillet 1961 conférant aux îles Wallis et Futuna le statut de territoire d'outre-mer. Elle relève qu’en application des articles 1er et 2 de l’ordonnance n° 2013-81 du 25 janvier 2013, ces agents ont la qualité d'agents permanents de droit public et sont soumis aux dispositions des chapitres II et IV de la loi du 13 juillet 1983 sous réserve des adaptations, prévues par décret en Conseil d'Etat, nécessaires à leur application pour tenir compte des spécificités du territoire. Elle comprend toutefois qu’en l’attente de la publication de ces décrets, la situation de ces agents demeure régie par le code du travail local institué par la loi n° 52-1322 du 15 décembre 1952, complété par les dispositions anciennes de l’arrêté préfectoral n° 76 du 23 septembre 1976. Ces agents disposent ainsi, en vertu de ces dispositions, de contrats de droit privé dont le contentieux relève du juge judiciaire ainsi que l’a jugé le Tribunal des conflits par un jugement en date du 15 mars 1999.

La commission estime cependant que la circonstance que les agents en cause conserveraient un statut de droit privé ne fait pas obstacle à ce que les documents relatifs à leur emploi, soient qualifiés, dès lors qu’ils ont été produits par l’administration dans l’exercice de ses missions de service public, de documents administratifs, qu’il s’agisse d’une liste d’agents ou de documents afférents à leur rémunération ou à leur engagement, tels que leurs contrats de travail (voir sur ce point, notamment, avis 20153514 du 8 octobre 2015).

La commission estime, par suite, que ces documents sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application et sous les réserves des dispositions de la loi du 17 juillet 1978, applicable aux services publics de l’État à Wallis-et-Futuna.

La commission précise, à cet égard, qu’une liste des agents d'une personne publique qui ne fait apparaître que les nom, prénom, service et date d'embauche de ces agents constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. La commission est, en revanche, défavorable à la communication des mentions d'une telle liste faisant apparaître l’âge, le numéro de téléphone portable ou l’adresse électronique ou postale d’un agent.

La commission rappelle également que si la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens, elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. La commission estime cependant que la protection, par le II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, de la vie privée impose que ces aménagements soient limités à ce qui est strictement nécessaire à leur information légitime.

Ainsi, s'agissant des éléments de rémunération, la commission est défavorable à la communication des informations liées, soit à la situation familiale et personnelle (supplément familial), soit à l'appréciation ou au jugement de valeur porté sur la manière de servir de l'agent (primes pour travaux supplémentaires, primes de rendement), ou encore de celles relatives aux horaires de travail, aux indemnités et heures supplémentaires. Il en va de même, pour le cas où la rémunération comporterait une part variable, du montant total des primes versées ou du montant total de la rémunération, dès lors que ces données, combinées avec les composantes fixes, communicables, de cette rémunération, permettraient de déduire le sens de l'appréciation ou du jugement de valeur porté sur l'agent.

En l'espèce, au vu des informations que vous lui avez fournies, la commission estime que les documents demandés, à condition qu'ils existent en l'état ou puissent être obtenus par un traitement automatisé d'usage courant, sont communicables à toute personne qui en fait la demande sous les réserves rappelées ci-dessus, sans qu’il y ait lieu d’occulter la situation indiciaire et le poste d'affectation des agents.