La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 30 novembre 2017 votre demande de conseil relative à la possibilité pour le service des archives départementales de facturer en conformité avec le code des relations entre le public et l’administration les frais de certaines recherches administratives portant sur les jugements, relevés de formalités, actes notariés, transcriptions hypothécaires, notamment celles qui sont effectuées pour le compte des notaires et des cabinets de généalogie successorale, au tarif forfaitaire de 15 euros par nom recherché incluant les frais de reproduction.

La commission rappelle que, conformément aux dispositions de l'article L213-1 du code du patrimoine, les archives publiques sont, sous réserve des dispositions de l'article L213-2 de ce même code, communicables de plein droit et que leur accès s'exerce dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration. Ainsi, aux termes de l'article R311-1 de ce code, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais, sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ».

La commission considère, en conséquence, que des frais de recherche ne sauraient être réclamés aux demandeurs sur le fondement des dispositions régissant le droit d'accès aux documents administratifs.

La commission comprend que l'identification d'un document dans un service départemental d'archives peut s'avérer long et complexe selon le degré de précision de la demande. Elle rappelle toutefois que le droit d'accès aux documents administratifs et aux archives publiques prévu par le titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l'administration impose que les demandes dont l'administration est saisie soient suffisamment précises pour permettre à l’administration d’identifier clairement le ou les documents souhaités, sans l’obliger à procéder à des recherches. En effet, la loi du 17 juillet 1978, désormais codifiée, ne fait pas obligation aux administrations de répondre aux demandes trop générales ou insuffisamment précises. (Conseil d'Etat, 27 sept. 1985, Ordre des avocats au barreau de Lyon c/ X, A). Le régime du droit d'accès ne fait pas non plus obligation à l’administration de répondre aux demandes de renseignements. Un service départemental d'archives est donc fondé, au regard du droit d'accès, à ne pas répondre à un demandeur qui se bornerait à faire référence à une information, comme le nom d’une personne, le montant d’un budget, la date d’une publication à charge pour le service des archives de procéder à des recherches approfondies afin d'identifier lui-même le document pouvant répondre à la demande imprécise.