Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 21 février 2019, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Barthélémy à sa demande de communication de la copie des documents suivants, à ses frais, au lieu de la consultation sur place avec photographie des pièces par un appareil photo numérique proposée par la mairie qui ne peut pas facturer de photocopies faute de régie :
1) le permis de construire n° X délivré le 23 janvier 2019 à la SAS X représentée par Monsieur X, sur la parcelle située Route du Vézier à Rebais, au lieu-dit « Le Ru de Chambardin », en bordure de la route départementale (RD) 42 à Saint-Barthélemy, notamment :
a) l'imprimé de demande de permis de construire ;
b) le plan masse ;
c) la totalité des autres plans et pièces écrites joints à la demande de permis de construire ;
d) tous les avis des services consultés, notamment l'avis du maire, l'avis de l'agence routière départementale, l'avis d'Enedis, l'avis de la commission départementale de préservation des espaces naturels, agricoles et forestiers, etc ;
2) la carte communale approuvée le 26 mars 2008 ;
3) les procès-verbaux des conseils municipaux depuis le 30 mars 2014, selon l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales ;
4) le dossier d'information mairie (DIM) prévu par l'article 1 de la loi Abeille n° 2015-136 du 10 février 2015 relative à la sobriété, à la transparence, à l'information et à la concertation en matière d'exposition aux ondes électromagnétiques ;
5) les notes d'information adressées aux riverains, selon le décret du 9 septembre 2016, dont il n'a jamais été destinataire.

S'agissant du point 1) de la demande, la commission rappelle que les documents produits et reçus par l’administration en matière d’autorisations individuelles d’urbanisme sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration et, s'agissant des décisions expresses prises par le maire d’une commune ainsi que des pièces obligatoirement jointes au dossier au vu duquel elles sont prises, de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales.

S'agissant des documents mentionnés au point 3) de la demande, la commission souligne qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande.

Enfin, la commission précise que les documents mentionnés aux points 2), 4) et 5) de la demande sont également communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration ainsi que, s'agissant de ceux mentionnés aux points 4) et 5) des articles L124-1 et suivants du code de l'environnement.

La commission observe toutefois que la demande porte sur les modalités de communication, Monsieur X ayant sollicité une copie et l’administration lui ayant proposé de consulter sur place les documents demandés.

La commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur.

La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.

Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.

La commission précise, enfin, que l’absence de régie de recettes ne fait pas obstacle à la délivrance de copies au demandeur, l'administration n'étant pas tenue de facturer le montant de la reproduction des documents au demandeur (avis n° 20073084 du 13 septembre 2007 ; n° 20064872, précité) ou pouvant émettre un titre exécutoire (avis n° 20135277 du 30 janvier 2014).

En l'espèce, la commission, qui a pris connaissance de la réponse du maire de Saint-Barthélémy, prend note de ce que les nombreuses demandes qui lui ont été adressées par des administrés dans ce dossier ont occasionné une charge de travail importante pour ses services.

Elle rappelle, toutefois, que la circonstance que les documents aient déjà fait l'objet d'une ou plusieurs consultations ne fait pas obstacle à une nouvelle demande (CE, 21 oct. 1983, X, n° 38000, publié au Recueil) , sous réserve que les demandes de Monsieur X n'aient pas pour objet de perturber le bon fonctionnement de l'administration sollicitée ou pour effet de faire peser sur elle une charge disproportionnée au regard des moyens dont elle dispose, auquel cas la demande serait abusive (CE, 14 nov. 2018, Ministre de la culture c/ Société pour la protection des paysages et de l'esthétique de la France, n°s 420055 et 422500, aux Tables du Recueil Lebon). Tel peut être, notamment, le cas des demandes récurrentes, portant sur un volume important de documents traitant, le cas échéant, de la même affaire, des demandes que le service sollicité est manifestement dans l'incapacité matérielle de traiter, ou encore des demandes portant sur des documents auxquels le demandeur a déjà eu accès.

En l'état des informations dont elle dispose, la commission estime que la demande ne présente pas un caractère abusif.

Elle souligne, enfin, que si le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication, l’administration est en revanche fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services.

La commission émet donc un avis favorable à la communication d'une copie des documents sollicités au demandeur, selon les modalités précédemment rappelées.