La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 18 juillet 2019 votre demande de conseil relative au caractère communicable, à un élu, au regard du règlement européen concernant la protection des données personnelles (RGPD), de la liste nominative de l'ensemble du personnel communal précisant pour chaque personne ses fonctions et sa catégorie.

En premier lieu, la commission considère que la liste du personnel sollicitée, en tant qu’elle fait simplement apparaître le nom et les prénoms des agents ainsi que leur affectation et leur grade constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration.

En deuxième lieu, la commission rappelle qu'il résulte de l'article 37 de la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés que ses dispositions ne font pas obstacle à l'application, au bénéfice de tiers, de celles du livre III du code des relations entre le public et l'administration. Elle souligne que l'entrée en vigueur du RGPD n'a, par elle-même, pas entraîné de modification des dispositions du code des relations entre le public et l'administration relatives au droit d'accès aux documents administratifs comportant des données personnelles, ainsi que le prévoit d'ailleurs l'article 86 du RGPD aux termes duquel : « Les données à caractère personnel figurant dans des documents officiels détenus par une autorité publique ou par un organisme public ou un organisme privé pour l'exécution d'une mission d'intérêt public peuvent être communiquées par ladite autorité ou ledit organisme conformément au droit de l'Union ou au droit de l'État membre auquel est soumis l'autorité publique ou l'organisme public, afin de concilier le droit d'accès du public aux documents officiels et le droit à la protection des données à caractère personnel au titre du présent règlement. ». Cette disposition poursuit l'objectif suivant, énoncé au considérant 154 : « (...) Les données à caractère personnel figurant dans des documents détenus par une autorité publique ou un organisme public devraient pouvoir être rendues publiques par ladite autorité ou ledit organisme si cette communication est prévue par le droit de l'Union ou le droit de l'État membre dont relève l'autorité publique ou l'organisme public. Ces dispositions légales devraient concilier l'accès du public aux documents officiels et la réutilisation des informations du secteur public, d'une part, et le droit à la protection des données à caractère personnel, d'autre part, et peuvent dès lors prévoir la conciliation nécessaire avec le droit à la protection des données à caractère personnel en vertu du présent règlement. (...) ».

La commission en déduit que l'autorité administrative qui détient des documents administratifs dont la communication constitue un droit en application de ce livre est tenue de satisfaire les demandes présentées en ce sens, dans le respect, lorsqu'elles s'imposent, des formalités prévues par la loi du 6 janvier 1978, dont la commission ne s'estime pas compétente pour apprécier le champ d'application et la portée.

La commission déduit de l'ensemble de ce qui précède que la liste nominative du personnel sollicitée est communicable à un tiers et vous invite à répondre favorablement à la demande dont vous avez été saisis.