La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 20 février 2020 votre demande de conseil relative au caractère communicable, dans le cadre de la préparation des séances des commissions administratives paritaires (CAP), aux organisations syndicales siégeant, des documents et éléments suivants :
1) les listes nominatives des agents remplissant les conditions pour un avancement de grades (ou autre motif de saisine) mentionnant l'âge, le grade, l'échelon, l'ancienneté dans l'échelon, la date d'entrée dans la fonction publique territoriale et la date d'entrée dans la
collectivité ;
2) la liste des collectivités qui ne formulent pas de propositions de promotion ;
3) la copie des pièces constitutives des dossiers de saisine tels que « le compte rendu de l'entretien professionnel d'évaluation des agents que le proposé encadre, son propre compte rendu d'entretien professionnel, sa fiche de poste, l'organigramme de la collectivité ».

La commission vous rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers qu'elle n'est pas compétente pour interpréter. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents.

La commission rappelle également qu’elle considère que les listes des agents promouvables, c'est-à-dire remplissant les conditions réglementaires pour être promus, telles celles mentionnées au point 1), sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, dès lors qu'elles ne comportent aucune notation, appréciation ou avis sur les différents agents et leur manière de servir ni aucune information relative à la vie privée.

La commission estime, ensuite, que la liste mentionnée au point 2) est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application du même article, si elle existe en l'état ou peut être constituée par un traitement informatique d'usage courant.

S'agissant du point 3), la commission estime que, sur le fondement du code des relations entre le public et l'administration, ne sont pas communicables aux tiers mais seulement aux agents concernés les documents administratifs qui révèlent une appréciation sur leur manière de servir ou d'autres éléments protégés par le secret de la vie privée. Ainsi, pour reprendre les pièces que vous citez, ne sont pas communicables, sur ce fondement, aux organisations syndicales, les comptes rendus des entretiens professionnels des agents concernés ou de ceux qu'ils encadrent. Sont en revanche librement communicables les fiches de poste et les organigrammes.