Madame X, pour le compte de l’association X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 mai 2022, à la suite du refus opposé par le président du conseil régional du Centre-Val-de-Loire à sa demande de communication d’une copie électronique de l’ensemble des documents administratifs (conventions, contrats, annexes, factures, etc.), signés entre cette dernière et une association de pêche (AAPPMA ou fédération de pêche et de loisir) sur l’année en cours ainsi que sur les trois dernières années.

La Commission relève, à titre liminaire, que la présente demande s’inscrit dans le cadre d’une série de demandes portant sur des documents de même nature et ayant le même objet, adressées par le même demandeur à onze régions. En application de l’article 8 quater C de son règlement intérieur, cette demande a été choisie par la Commission pour être examinée lors de sa séance du 7 juillet 2022 en partie II, afin de dégager les principes de communication communs aux documents demandés et de procéder à une appréciation des données de fait susceptibles de varier d’un dossier à l’autre. La solution adoptée dans cet avis sera ensuite reprise dans les autres dossiers de la série donnant lieu à un avis de partie III inscrit à la même séance.

En premier lieu, la Commission rappelle qu’une demande de communication de documents administratifs qui lui est adressée est déclarée sans objet lorsque l'autorité saisie communique spontanément le document demandé postérieurement à l’enregistrement de la demande ou lorsqu'il résulte des indications fournies par cette autorité que le document demandé n'a jamais existé, a été détruit ou a été égaré.

Elle précise également, à toutes fins utiles, que le refus de communication n’est pas établi et la demande d’avis est déclarée irrecevable, lorsque l’administration saisie d’une demande de communication, communique spontanément dans les délais qui lui sont impartis le document demandé au demandeur.

En second lieu, la Commission rappelle qu’en vertu de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, les documents produits ou reçus par les collectivités territoriales, dans le cadre de leur mission de service public, sont considérés, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, comme des documents administratifs auxquels il est possible d’avoir accès dans les conditions prévues par ce code. La Commission estime en conséquence que les documents sollicités, s’ils existent, sont communicables à toute personne en faisant la demande, sous réserve de l’occultation des éventuelles mentions couvertes par un secret protégé au titre des articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l’administration.

En ce qui concerne plus particulièrement les conventions susceptibles d’avoir été conclues à l’occasion du versement par les régions sollicitées d’une subvention à une association de pêche, la Commission rappelle qu'il résulte de l'article 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 que le budget et les comptes de tout organisme de droit privé ayant reçu une subvention, la convention conclue (de façon obligatoire lorsque la subvention dépasse 23 000 euros), ainsi que le compte rendu financier de la subvention doivent être communiqués à toute personne qui en fait la demande par l'autorité administrative ayant attribué la subvention ou par les autorités administratives qui détiennent ces documents, dans les conditions prévues par le livre III du code des relations entre le public et l'administration.

La Commission considère que, dans le cas d’aides versées pour l’exercice d’une activité économique ou culturelle, le nom des bénéficiaires de ces aides, qu'il s'agisse de personnes physiques ou de personnes morales, n’est pas couvert par le secret de la vie privée ni par le secret des affaires. Il en va de même du montant de l’aide perçue, sous réserve que la révélation de ce montant ne permette pas d’en déduire une information couverte par le secret des affaires telle que le montant du chiffre d’affaires ou celui d’un investissement.

La Commission émet, par suite, un avis favorable à la communication de l’ensemble des documents visés par la demande, sous les réserves précitées.