Maître X, conseil de Monsieur X X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 septembre 2024, à la suite du refus opposé par le maire de Pont-Audemer à sa demande de communication d'une copie des documents suivants :
1) la boite « courriel » professionnelle de son client ;
2) les documents présents sur la partition privée de l'ordinateur utilisé par son client.

En l'absence de réponse du maire de Pont-Audemer à la date de sa séance, la commission rappelle qu’aux termes de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration sont considérés comme documents administratifs quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Elle considère que tout ensemble cohérent d’informations, quels que soient sa forme et son support, répond à la définition d’un document administratif au sens de ces dispositions. Il peut ainsi s’agir d’écrits, dactylographiés et manuscrits, d’enregistrements audio et vidéo, de photographies, de radiographies, de fichiers informatiques, de bases de données, de courriers électroniques.

En outre, si le droit de communication ne s'applique qu'à des documents achevés, la commission estime que revêtent un tel caractère, les documents cohérents et intelligibles envoyés par leur auteur qui reflètent leur pensée, alors même qu’ils s’inscrivent dans une chaîne de discussion.

La commission en déduit, comme elle l'a indiqué dans son avis de partie II n° 20184184 du 6 décembre 2018, que les minimessages textes (SMS), de même que les courriers électroniques, détenus ou reçus par les agents publics dans le cadre de leurs missions sur leurs terminaux professionnels (téléphones portables, tablettes, ordinateurs), ce qui exclut les messages identifiés comme étant personnels, constituent des documents administratifs. S’ils sont en possession de l’administration et sont susceptibles de faire l’objet d’une extraction par un traitement automatisé d'usage courant, ils sont communicables sur le fondement du droit d’accès aux documents administratifs régi par le titre III du code des relations entre le public et l’administration, dans le respect des secrets protégés par les articles L311-5 et L311-6 de ce code, et par suite, le cas échéant, après occultation de ces derniers ou disjonction des documents qui en relèveraient entièrement en application des dispositions de l’article L311-7 du même code.

En application des principes qui viennent d’être rappelés, la commission estime, en premier lieu, que les messages strictement personnels qui auraient été émis par Monsieur X depuis sa messagerie professionnelle, non échangés pour les besoins du service et détachables de ses fonctions, ne présentent pas un caractère administratif au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration. Il en va de même des documents sollicités au point 1) qui seraient strictement personnels. La commission, qui prend note de ce que le maire de Pont-Audemer a, postérieurement à sa saisine, communiqué au demandeur une partie des documents figurant sur la partie privée de son ordinateur, ne peut par suite que se déclarer incompétente pour se prononcer sur la communication de tels documents, s’ils existent.

En ce qui concerne, en deuxième lieu les autres documents sollicités, échangés ou reçus par Monsieur X dans le cadre de ses fonctions, la commission estime qu’ils constituent des documents administratifs communicables en principe à toute personne en faisant la demande, sous réserve des secrets protégés par les articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration.

La commission précise, en particulier, que lorsque le demandeur n’est pas la personne intéressée au sens de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, entendue au premier chef comme la personne directement concernée par le document, les informations dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée de tiers, celles qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique nommément désignée ou facilement identifiable autre que le demandeur, et celles qui font apparaître le comportement d'une tierce personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice, doivent être préalablement disjointes ou occultées en application de l’article L311-7 du code précité.

A cet égard, la commission estime qu’un agent public ne dispose pas, après la cessation des fonctions ayant justifié cette mise à disposition (avis n° 20237875 du 15 février 2024) ou durant la suspension de ces fonctions, de la qualité de personne intéressée au sens de l’article de l’article L311-6 à l’égard de la boîte professionnelle mise à sa disposition par l’administration. Il peut en revanche se prévaloir, comme tout administré, des dispositions de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration pour obtenir communication de ces documents.

La commission émet en conséquence un avis favorable à la communication des documents demandés au conseil de Monsieur X, sous réserve de l’occultation préalable des mentions se rapportant à des tiers, protégées par l’article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration et, le cas échéant, de celles relevant des secrets protégés par l’article L311-5.