Monsieur X X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 10 mai 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Curvalle à sa demande de copie du dossier de financement de la rénovation de l'église Saint-Pierre d'Illiergues.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Curvalle a informé la commission qu'il ne s'oppose pas à la communication des documents sollicités mais, compte tenu de leur volume, souhaite que le demandeur en prenne connaissance sur place un mardi matin entre 10 h et 12 h et sélectionne ceux dont il souhaite prendre copie.

La commission estime que les documents administratifs sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978.

Elle rappelle par ailleurs qu'en vertu de l'article 4 de la même loi, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document.

La commission rappelle toutefois également que, dans le cas de demandes de communication portant sur un volume important de documents, l’administration est fondée à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. La commission en déduit que si la demande porte sur une copie de documents volumineux que l'administration n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, celle-ci peut inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés.

Il est à cet égard possible à l'autorité administrative de déterminer des plages horaires et des jours durant lesquels la consultation sur place est possible, sous réserve de ne pas porter une atteinte excessive au droit d'accès (CE 26 avril 1993, Association des amis de Saint-Palais-sur-Mer, n° 107016, aux tables du recueil Lebon, p. 783). La commission considère en l'espèce, compte tenu des moyens dont dispose le maire de Curvalle, commune de moins de 500 habitants, que le créneau hebdomadaire retenu par le maire pour permettre la consultation sur place des documents sollicités ne porte pas une atteinte excessive à l'exercice du droit d'accès, sous réserve toutefois de prévoir la possibilité d'un rendez-vous exceptionnellement fixé à un autre moment s'il était impossible au demandeur de se présenter dans un délai raisonnable au jour de la semaine et à l'heure fixés.

Si le demandeur maintient son souhait de recevoir copie des documents, et que la reproduction des documents n'excède pas les possibilités techniques et les moyens de l'administration, celle-ci est fondée à en échelonner l'envoi dans le temps. Elle doit alors en aviser l'intéressé et, dans la mesure du possible, convenir avec lui d'un échéancier de communication. A cet égard, l'administration, qui doit statuer sur la demande de communication dans le délai d'un mois après sa saisine, au-delà duquel son silence vaut décision de refus en application de l'article 17 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, doit aussi, lorsque le document est communicable, s'efforcer de procéder à sa communication dans ce même délai, sauf si le volume des documents demandés y fait manifestement obstacle.

La commission émet donc un avis favorable à la communication des documents sollicités, selon des modalités qui restent à préciser entre le demandeur et la mairie conformément aux principes énoncés ci-dessus.