Madame X-X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 3 avril 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Franchevelle à sa demande de communication d'une copie, et non de consultation sur place en mairie, de l'intégralité des procès-verbaux des réunions du conseil municipal de Franchevelle pour les années 2000 à 2013.

En réponse à la demande, le maire de la commune a indiqué qu'il considérait la demande de Madame X comme abusive, eu égard tant au volume des pièces dont la copie est sollicitée, qu'aux moyens matériels et humains dont il dispose pour y satisfaire. La commission souligne cependant qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Une demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présentait un caractère abusif.

La commission constate par ailleurs que les documents sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales, et précise que la circonstance qu'ils aient fait l'objet d'une mesure d'affichage en mairie ne saurait constituer une « diffusion publique » au sens de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978.

La commission rappelle par ailleurs qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document.

La commission rappelle toutefois également que, dans le cas de demandes de communication portant sur un volume important de documents, l’administration est fondée à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services.

La commission en déduit que si la demande porte sur une copie de documents volumineux que l'administration n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, celle-ci peut inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Si le demandeur maintient son souhait de recevoir copie des documents, et que la reproduction des documents n'excède pas les possibilités techniques et les moyens de l'administration, celle-ci est fondée à en échelonner l'envoi dans le temps. Elle doit alors en aviser l'intéressé et, dans la mesure du possible, convenir avec lui d'un échéancier de communication. A cet égard, l'administration, qui doit statuer sur la demande de communication dans le délai d'un mois après sa saisine, au-delà duquel son silence vaut décision de refus en application de l'article 17 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, doit aussi, lorsque le document est communicable, s'efforcer de procéder à sa communication dans ce même délai, sauf si le volume des documents demandés y fait manifestement obstacle.

La commission estime en l'espèce, qu'eu égard à la faiblesse des moyens administratifs dont dispose la commune de Franchevelle et au volume important des documents demandés, dont la reproduction présente des difficultés, l'envoi par courrier d'une copie de l'ensemble de ces documents excède les moyens de la commune. Elle considère donc que le maire de Franchevelle est fondé à inviter l'intéressée à venir consulter ces documents sur place, comme il l'a fait, et à en prendre copie en tout ou partie. La commission note à cet égard que le maire donne son accord à ce que l'intéressée photographie les documents consultés.

La commission émet donc un avis favorable à la communication, dans ces conditions, des documents sollicités, et émet un avis défavorable à l'envoi à Madame X de l'ensemble des copies sollicitées.