L'association d'assistance des citoyens auprès des administrations (AADECAA) a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 20 novembre 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Prades à sa demande de copie, sur CD-ROM, de l'intégralité de l'enquête publique concernant le transfert et le classement dans le domaine public communal des voies des lotissements « Portes du Confluent 1 et 2 » et le déclassement de la voie communale « Chemin de la Chapelle Saint-Martin »

En l'absence de réponse du maire de Prades à la date de sa séance, la commission rappelle que, de manière générale, l'ensemble des documents qui résultent d'une enquête publique (rapport et conclusions du commissaire enquêteur, registre de l'enquête, observations) constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, une fois l'enquête close et dès leur remise à l'autorité compétente. La communication du registre d'enquête ne suppose aucune occultation préalable, la communication des informations librement consignées sur les registres par les personnes ayant formulé des observations sur le projet soumis à enquête ne pouvant porter atteinte à l'un des secrets protégés par le II de l'article 6 de cette loi.
Dès lors, en application des principes qui viennent d’être rappelés et sous réserve que l’enquête publique soit achevée, la commission émet un avis favorable à la demande de communication.

La commission rappelle en outre qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aux collectivités territoriales. La commission signale enfin que l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978 ne fait pas obligation à l’administration de copier un document sur un support fourni par le demandeur (CD-Rom, clé USB…). Il lui est toutefois loisible d’y procéder, si elle le souhaite. Dans ce cas, les frais de reproduction ne sauraient inclure le coût du support prévu à l’article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005.