La commission a examiné dans sa séance du 23 avril 2015 votre demande de conseil relative au caractère communicable et obligatoire, à des notaires, de la copie de l'intégralité des dossiers de permis de construire contenant notamment des plans de grand format réalisés par des architectes, que la mairie fait réaliser par des prestataires extérieurs, alors qu'un certificat de conformité a été délivré.

La commission rappelle que les décisions expresses par lesquelles le maire statue au nom de la commune sur des demandes d’autorisation individuelle d’urbanisme sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Ce droit d’accès s’étend à l’ensemble des pièces annexées à ces actes (Conseil d’Etat, 11 janvier 1978, Commune de Muret, recueil Lebon p. 5). La commission estime que, s’agissant d’un arrêté portant permis de construire, doivent être regardées comme annexées à l’arrêté les seules pièces qui doivent obligatoirement figurer dans le dossier soumis au maire, en application des articles R431-5 à R431-33 du code de l’urbanisme. Les autres pièces du dossier relèvent du régime de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978 dont il résulte qu’une fois la décision adoptée, en vertu du principe de l'unité du dossier, le droit à communication s'applique alors à tous les documents qu'il contient, y compris aux documents insérés dans le dossier alors qu’aucune disposition législative ou réglementaire n’imposait de les joindre à la demande, dans le respect, toutefois, des dispositions des II et III de l'article 6 de la même loi, en application desquelles certains documents ne sont communicables qu’après occultation des mentions dont la communication porterait atteinte, notamment, à la sécurité publique ou à la sécurité des personnes, ou encore à la protection de la vie privée.

La commission vous précise, s’agissant des plans de construction de grand format établis par des architectes, dont la reproduction ne peut matériellement être réalisée par vos services, qu’en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction défini par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, ce droit de communication s’exerçant toutefois dans la limite des possibilités techniques de l'administration. Ainsi, si vous êtes contraints, faute de dispositif technique disponible, de recourir à un prestataire extérieur pour la reproduction des plans de construction de grand format établis par des architectes contenus dans les dossiers de permis de construire dont la communication vous est demandée, vous êtes fondés à faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur et à l’adresser au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il le souhaite. La commission vous précise que dans cette hypothèse, le règlement des frais de reproduction peut être exigé préalablement à la communication des documents sollicités.