Maître X X, conseil de Monsieur X X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 3 juin 2015, à la suite du refus opposé par le maire de Mandres-les-Roses à sa demande de communication d'une copie du dossier relatif à l'arrêté de non-opposition à déclaration préalable de division foncière n° DP 094 047 15 C 4008, délivré le 14 mars 2015 à la société à responsabilité limitée Lamo.

En l'absence de réponse de l'administration à la demande qui lui a été adressée, la commission rappelle que les décisions expresses par lesquelles le maire statue au nom de la commune sur des demandes d’autorisation individuelle d’urbanisme sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Ce droit d’accès s’étend à l’ensemble des documents annexés à ces actes, et notamment aux documents produits par le pétitionnaire à l'appui de sa demande ou déclaration, tels que les plans et descriptifs.

La commission précise qu’en vertu du principe de l'unité du dossier, l'ensemble des pièces du dossier au vu duquel une autorisation individuelle d'urbanisme est délivrée, qu'elles émanent du pétitionnaire ou aient été élaborées par l'administration, revêtent en tout état de cause le caractère de documents administratifs au sens de l'article 1er de la loi du 17 juillet 1978, sans qu'y fasse obstacle la circonstance qu'elles ne figurent pas sur la liste des pièces devant obligatoirement y figurer, et qu'elles sont dès lors communicables en application de l'article 2 de cette loi, sous réserve des dispositions du II de l'article 6 de la même loi.

Sous ces dernières réserves, la commission émet donc un avis favorable.

La commission rappelle par ailleurs qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document.

La commission souligne que les frais correspondant au coût de reproduction et d'envoi des documents, qui peuvent être mis à la charge du demandeur, sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.

Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartient alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.