Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 20 novembre 2015, à la suite du refus opposé par le maire de Chambéry à sa demande de communication d'une copie son dossier administratif alors qu'il lui est proposé une consultation à la direction des ressources humaines.

La commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978. Elle précise qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics.

La commission souligne ensuite que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services.

En l'espèce, après avoir pris connaissance de la réponse du maire de Chambéry, la commission relève que le dossier administratif de Madame X comprend 850 pages. Elle estime que le maire était donc fondé à l'inviter à venir consulter son dossier en mairie et à prendre copie des seuls éléments sélectionnés, ce qu'il a fait par deux courriers du 17 août et du 12 octobre 2015, auxquels Madame X n'a pas donné suite.

La commission en déduit que le refus de communication n'est donc pas établi et déclare par suite la demande irrecevable.