Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 25 janvier 2016, à la suite du refus opposé par président du conseil départemental de l'Aisne à sa contestation du tarif unitaire de 2,82 euros appliqué à la prise de vue numérique couleurs en vue d'une délivrance sur CD-ROM des actes notariés suivants :
1) la donation à titre de partage anticipé de Madame X établie le 29 octobre 1854 (cote 304 E 126) ;
2) l’acte de reconnaissance de contrat suivant titre entre les co-titulaires Monsieur X, Madame X et Madame X passé le 25 mai 1854 (cote 304 E 127) ;
3) le procès-verbal d’adjudication d’immeuble de Madame X passé le 4 février 1855 (cote 304 E 127) ;
4) le contrat de suite de vente d’adjudication d’immeuble de Madame X établi le 27 mai 1855 (cote 304 E 127) ;
5) le contrat suivant titre entre les co-titulaires Monsieur X, Madame X et Madame X passé le 27 mai 1823 (cote 304 E 77).

Après avoir avoir pris connaissance de la réponse de l'administration à la demande qui lui a été adressée, la commission, qui constate que ces minutes notariales sont des archives publiques devenues librement communicables en application des articles L211-4 et L213-2 du code du patrimoine, rappelle que les modalités d'accès aux archives publiques sont fixées à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration auquel renvoie l'article L213-1 du code du patrimoine. En application de ces dispositions, l'accès aux archives publiques s'exerce notamment, au choix du demandeur, dans la limite des possibilités techniques de l'administration, et sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation de l'original, par la délivrance d'une copie, aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder les coûts déterminés conformément à l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et à l'arrêté du Premier ministre et de la secrétaire d’État au budget du 1er octobre 2001.

La commission précise qu'aux termes de l'article R311-1 du code des relations entre le public et l'administration : « A l'occasion de la délivrance du document, des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur. Les frais autres que le coût de l'envoi postal sont établis dans des conditions fixées par arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget. Ils ne peuvent excéder des montants définis dans les mêmes conditions. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter dont le paiement préalable peut être exigé ».

La commission en a déduit que lorsque un document administratif peut, eu égard à son état de conservation, faire l'objet de photocopies, le montant des frais de reproduction ne saurait excéder le montant de 0,18 euro par page A 4 fixé à l'article 2 de l'arrêté du 1er octobre 2001. En revanche, lorsqu'il s'agit d'originaux insusceptibles d'être reprographiés et dont la copie est obtenue à partir d'un microfilm, ou par photographie, l'autorité administrative peut tenir compte du coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document.

En l'espèce, la commission comprend que la reproduction par photocopie des documents sollicités, qui n'existent que sous forme originale, nuirait à leur conservation. Elle relève que la somme demandée représente le coût des photographies numériques à hauteur de 2,82 euros par page, prix qui paraît dans la gamme des prix pratiqués par les autres services d'archives, dont les archives nationales, qu'elle a pu consulter, auquel il convient d'ajouter 2,75 euros pour la gravure sur un cédérom. La commission constate également que les modalités de tarification adoptées par le conseil général de l'Aisne distinguent le tarif des photocopies, fixé à 0,18 euros pour une page en noir et blanc, de celui des prises de vue numériques lequel comprend le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé.

La commission considère en conséquence que ces modalités de tarification sont conformes aux dispositions de l'article R311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle en déduit que la lettre du 18 janvier 2016 du directeur des archives départementales de l’Aisne demandant à Monsieur X le règlement de la somme de 124,01 euros préalablement à l'envoi des photographies ne saurait s'analyser comme un refus de communication.

La commission déclare, par suite, la demande d'avis irrecevable et invite le demandeur, s'il souhaite obtenir l'envoi des photographies dont la réalisation lui est proposée, à s'acquitter de ce paiement.