Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 26 avril 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Trévoux à sa demande de copie intégrale de l'acte de naissance de son époux, Monsieur X né le 6 août 1935.

La commission rappelle qu'en application du e) du 4° du I de l'article L213-2 du code du patrimoine, les actes de naissance et de mariage de l'état civil sont communicables à l'expiration d'un délai de soixante-quinze ans à compter de la clôture des registres ou d'un délai de vingt-cinq ans à compter du décès de l'intéressé si ce dernier délai est plus bref. Dans le cas d'espèce, le délai de soixante quinze ans étant écoulé depuis 2010, l'acte est aujourd'hui librement communicable au public avec ses mentions marginales, sans que les demandeurs éventuels aient à justifier de leurs motivations ni de leurs liens avec la personne concernée par l'acte.

La commission note que Madame X a, à maintes reprises, demandé cet acte depuis plusieurs années. Elle a bien reçu une copie intégrale du document, comme elle le reconnait elle-même, apparemment en 1998, mais a à plusieurs reprises redemandé tantôt une copie intégrale, tantôt un « extrait intégral » (au lieu de la copie intégrale qu'elle souhaitait en fait) et reçu à chaque fois un simple extrait, ce que l'erreur sur la dénomination de l'acte peut expliquer dans certains cas. Il convient de noter que les extraits délivrés contiennent bien la mention du mariage des époux, mais qu'il n'y a aucune mention du décès éventuel de Monsieur X. Or, Madame X explique dans un de ses courriers chercher précisément à savoir si son époux dont elle est séparée depuis longtemps est encore en vie. Elle n'indique pas la raison pour laquelle elle souhaite avoir une nouvelle copie intégrale, mais il est probable qu'elle veut savoir si l'acte n'a pas été complété récemment par la mention marginale du décès, renseignement qu'elle peut tout aussi bien obtenir par la délivrance d'un simple extrait, avec ou sans filiation.

Madame X a, dans l'un de ses courriers, envoyé un modèle de la copie intégrale qu'elle souhaitait recevoir.

La commission rappelle que, en règle générale, en application de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration :
1° Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ;
2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions définies par décret ;
3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique.

Dans la mesure où le document n'est pas disponible sous forme électronique, et où il s'agit d'un registre dont la photocopie doit être, en règle générale, exclue afin de ne pas détériorer l'original, la mairie, si elle ne dispose pas d'autres moyens de reproduction compatibles avec la bonne conservation du document, comme la photographie numérique, peut demander aux requérants de venir consulter le document, aujourd'hui librement communicable, sur place.

Dans le cas d'espèce, toutefois, la commission estime que, en raison de l'intérêt administratif que présente ce document pour elle, Madame X, si elle ne peut pas se déplacer et si elle a besoin d'une copie authentifiée de l'acte avec ses mentions marginales, est fondée à demander à ce que lui soit établie et adressée une nouvelle copie intégrale de l'acte de naissance de son mari.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, la mairie de Trévoux a fait savoir que le modèle de copie intégrale envoyé par Madame X est « une forme délivrée lorsqu'une Mairie utilise la numérisation des actes couplée à un logiciel spécialisé ». Les registres d'état civil de Trévoux n'étant pas encore numérisés, la mairie n'a pu fournir à la requérante une copie répondant ce modèle et lui a donc envoyé « des photocopies certifiées conformes à l'original et extraits avec filiation signés par un officier de l'état civil par délégation ». La mairie ne précise pas toutefois si ces envois remontent aux demandes antérieures et déjà anciennes de la requérante ou si elle vient d'adresser à nouveau ces documents à l'intéressée.

S'il n'y a pas eu d'envoi très récent, depuis la saisine de la commission, la commission émet donc un avis favorable à l'envoi à l'intéressée d'une nouvelle copie intégrale de l'acte de naissance demandé, en évitant si possible les méthodes susceptibles de détériorer le registre.