La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 12 janvier 2017 votre demande de conseil relative à la conformité aux dispositions du code des relations entre le public et l’administration des frais, dont le montant approximatif pourrait s’élever à 8 euros, de recherche et de reclassement des dossiers antérieurs à 1999 externalisés chez un hébergeur, que vous envisagez de facturer aux patients.

La commission vous rappelle qu'en vertu de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document.

L'article R311-11 du même code pris pour l'application de cet article prévoit que, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ».

La commission en déduit que le forfait correspondant aux frais de rapatriement des dossiers antérieurs à l'année 1999, dont vous avez confié la gestion et la conservation à un prestataire externe, ne sauraient être assimilés aux seuls frais de reproduction et d'envoi dont le législateur a prévu qu'ils puissent être mis à la charge du demandeur en application des dispositions de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration. Ils ne peuvent dès lors être réclamés au demandeur en application des dispositions de ce code.