La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 12 janvier 2017 votre demande de conseil relative au caractère communicable, aux représentants du personnel membres de la commission départementale de réforme, du procès-verbal général établi à l'occasion de chaque réunion de la commission, listant l'ensemble des dossiers examinés et comportant les données médicales et personnelles, ainsi que l'avis émis pour chaque dossier.

La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, des dispositions du livre III du code des relations entre le public et l'administration.

La commission observe qu'aux termes de l'arrêté du 4 août 2004 relatif aux commissions de réforme des agents de la fonction publique territoriale et de la fonction publique hospitalière, ces commissions donnent leur avis sur la mise à la retraite pour invalidité des agents, apprécient leur invalidité temporaire et interviennent dans l'attribution de l'allocation temporaire d'invalidité. Elles se prononcent donc sur les situations personnelles des agents dont elles examinent la situation, et sont à ce titre amenées à connaître des informations sur leur état de santé.

La commission estime que les comptes-rendus des commissions de réforme présentent ainsi le caractère de documents administratifs communicables aux intéressés dans les conditions fixées par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, comme le prévoient d'ailleurs les dispositions de l'article 17 de l'arrêté précédemment mentionné, dès lors que ces commissions ont statué.

Elle estime cependant que le contenu de ces comptes-rendus, qui comportent des informations individuelles relevant du secret médical et également couvertes par le respect dû à la vie privée, n'est communicable qu'à chacun des agents dont la situation individuelle a été examinée, seulement pour la partie qui le concerne, en application des dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration.

La commission estime donc que l'intégralité du contenu des comptes-rendus des réunions des commissions de réforme n'est pas communicable aux organisations syndicales ayant des représentants siégeant dans ces commissions.

Elle relève, en outre, que la demande peut également être regardée comme une demande d'abonnement en tant qu'elle tend à une communication systématique des compte-rendus des commissions, demande qui n'entre pas dans le champ du droit de communication institué par le titre III du code des relations entre le public et l'administration qui ne porte que sur des documents existants et qu'elle est, dans cette mesure, irrecevable.

La commission vous invite en conséquence à opposer un refus à la demande dont vous avez été saisi.