La commission d'accès aux documents administratifs a examiné lors de sa séance du 9 février 2017 votre demande de conseil relative au caractère communicable, à une association, par consultation, de documents relatifs à deux certificats d'urbanisme de type b instruits par la Direction départementale des territoires de la Dordogne, et déclarés non-réalisables, les arrêtés ayant été affichés en mairie. Les documents concernés par la communication sont les suivants :
1) la demande d'instruction ;
2) les arrêtés de non-réalisation ;
3) la demande adressée au service public d'assainissement non-collectif (SPANC) ;
4) la demande déposée mentionnant les observations du maire ;
5) tout autre document relatif à l'envoi de ces arrêtés aux pétitionnaires.

En ce qui concerne les documents mentionnés au point 2, la commission vous rappelle, à titre liminaire, qu'en application de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, le droit à communication des documents administratifs cesse de s'exercer à l'égard des documents qui font l'objet d'une diffusion publique, c'est à dire des documents qui restent aisément accessibles à un large public, que cet accès soit gratuit ou subordonné au paiement d'un tarif raisonnable. Ainsi, une mise en ligne pérenne sur le site d'une collectivité locale d'un acte de la collectivité peut être considérée comme une diffusion publique mais pas son simple affichage dans un lieu accessible au public. En l’espèce, la commission comprend de votre saisine que les arrêtés de non-réalisation ont fait l’objet d’un affichage en mairie mais ne sont plus actuellement accessibles. Ils ne peuvent donc être regardés comme ayant fait l’objet d’une diffusion publique au sens de l'article L311-2 du code précité.

La commission vous rappelle plus généralement que les documents produits et reçus par l’administration en matière d’autorisations individuelles d’urbanisme, telles que les permis de construire, sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. En vertu du principe de l’unité du dossier, le droit à communication s’applique à tous les documents qu’il contient, qu’ils émanent du pétitionnaire ou aient été élaborés par l’administration, sous réserve que cette communication ne porte pas atteinte à un secret protégé par les articles L311-5 et L311-6 du même code, et qu’ils ne revêtent plus un caractère préparatoire, soit que la décision ait été effectivement prise, soit que l'autorité compétente ait renoncé à son projet. En l’espèce, la commission observe que les documents ne revêtent plus un caractère préparatoire dès lors que l’administration a décidé de renoncer au projet. Elle considère donc qu’ils sont communicables sous réserve de l’occultation des mentions qui porteraient atteinte à la vie privée du pétitionnaire, comme son adresse électronique ou ses coordonnées personnelles.

Enfin, la commission vous rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. Dans l’hypothèse d’une consultation sur place, les documents communiqués devront au préalable avoir fait l’objet des occultations requises.