La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 25 janvier 2018 votre demande de conseil relative :
1) à la possibilité de facturer des copies faites dans le seul objectif de procéder aux occultations des mentions protégées par la loi lorsque le demandeur a seulement demandé à consulter les documents sur place;
2) à la possibilité de permettre la prise de photographies des éléments consultés au moyen de téléphone portable ou de tablettes.

La commission rappelle qu’en vertu des dispositions combinées des articles L311-9 et R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et des articles 1er à 3 de l’arrêté du 1er octobre 2001, le demandeur dispose, au choix, dans la limite des possibilités techniques de l’administration, de quatre modalités d’accès aux documents administratifs.

Si l’administration peut exiger une participation financière du demandeur lorsque celui-ci sollicite la communication de documents par la délivrance de copies, qui reste plafonnée, la consultation sur place, l’envoi d’un ou plusieurs documents par courrier électronique et la publication des informations en ligne sont en revanche assurés gratuitement.

Ainsi, le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par le traitement de la demande, et notamment le temps passé par les agents du service aux prestations de photocopie, de numérisation et de mise en ligne des documents ou à l’accompagnement ou la surveillance lors d’une consultation ne peut être répercuté sur le demandeur. Il en est de même du coût des supports matériels utilisés par l’administration pour assurer la consultation sur place de documents dont l’occultation préalable est nécessaire. La commission estime en effet que la facturation des frais de copies effectuées pour procéder à l’occultation de documents, alors que ces copies pourront être également utilisées pour répondre à d’autres demandes de communication voire à des demandes de diffusion et aux obligations de mise en ligne ferait peser le coût de celles-ci au seul primo demandeur. Elle considère en outre, qu’en l’état des moyens dont l’administration dispose, la plus grande part des documents détenus ou produits par elle, présentent une forme électronique, et que l’occultation et la consultation de tels documents ne nécessite aucune impression ou copie préalable.

La commission rappelle enfin, d’une part, qu’en application de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, l'administration n'est pas tenue de donner suite aux demandes abusives, en particulier par leur nombre ou leur caractère répétitif ou systématique et, d’autre part, que le volume des documents demandés lui permet de procéder à un aménagement des modalités de communication en convenant notamment avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services.

Enfin, s’agissant de la question de l’utilisation d’un appareil photographique, d’un « smartphone » ou d’une « tablette » par le demandeur, à l’occasion de la consultation sur place des documents, la commission considère qu’une telle faculté n’est ni prévue ni exclue par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. L’administration n’est donc pas tenue d’autoriser de telles pratiques. Toutefois, compte tenu, notamment, de la diffusion importante de ces nouvelles technologies auprès du public et de l’évolution même des mentalités, la commission recommande à l’administration d’apprécier de manière bienveillante ce type de demandes qui, sauf en en cas de circonstances particulières, telles que l’état du document, pourraient être désormais assez largement accueillies.