Monsieur X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 15 février 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Perpignan à sa demande de communication, sous forme électronique, des documents suivants, relatifs à la séance du conseil municipal du 9 novembre 2017, dont la commune lui propose une copie papier pour un montant total de 277,46 euros :
1) l'ordre du jour joint à la convocation ;
2) la lettre de convocation des membres du conseil ;
3) la note de synthèse prévue à l'article L2121-12 du code général des collectivités territoriales (CGCT) ;
4) l'affiche et l'annonce de la séance du 9 novembre ;
5) le certificat d'affichage de cette affiche ;
6) la copie de la feuille de présence signée par les membres du conseil ;
7) le procès-verbal de la séance signé de la ou du secrétaire de séance désigné (article L2121-15 du CGCT) ;
8) l'extrait des délibérations prises relatives aux chapitres 6 et 7 ;
9) la preuve de dépôt en préfecture pour contrôle de la légalité ;
10) le compte rendu affiché sous quinzaine et le certificat d'affichage ;
11) la copie du registre de la première page (ordre du jour) à la dernière page (signatures) ;
12) toutes autres informations relatives à cette séance (article L2121-13-1 du CGCT).

Tout d'abord, le document visé au point 1) est disponible sur Internet à l’adresse suivante : www. mairie-perpignan.fr. Ce document ayant ainsi fait l'objet d'une diffusion publique, au sens du quatrième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, la demande présentée par Monsieur X est irrecevable sur ce point.

Ensuite, et en réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Perpignan a informé la commission que, par des courriels des 13 et 14 février 2018, il a transmis à l'AADECAA les documents mentionnés aux points 2) à 10). La commission ne peut dès lors que déclarer sans objet la demande sur ces points.

Concernant le registre cité au point 11), la commission considère, en l'absence de précision apportée par le maire de Perpignan sur ce point, que ce document est communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, après occultation, le cas échéant, des mentions dont la communication porterait atteinte aux différents secrets mentionnés à l'article L311-6 du même code. Elle observe que, par courrier du 23 janvier 2018, le maire de Perpignan avait proposé à l'AADECAA de lui en fournir une copie papier moyennant le paiement des frais correspondants.

S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier.

La commission considère dès lors que si la mairie de Perpignan ne dispose pas d'une version numérique de ce registre, il appartient à l'AADECCA, si celle-ci persiste dans sa demande, de choisir une autre modalité de communication, à savoir la consultation sur place ou la délivrance d'une copie papier aux frais du demandeur ainsi que l'avait initialement proposé la mairie. Elle émet dès lors un avis favorable sur ce point dans les conditions et sous les réserves ci-dessus rappelées.

Enfin, la commission considère que le point 12) de la demande est formulé de façon trop imprécise pour permettre à l'administration d'identifier les documents souhaités. Elle déclare donc la demande irrecevable sur ce point.