Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 juillet 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Sète à sa demande de communication, formulée en sa qualité de conseiller municipal, de l'intégralité des documents relatifs à la procédure concernant le litige opposant la ville de Sète et Madame X et Monsieur X, agents des pompes funèbres municipales, comprenant notamment :
1) les actes écrits des conseils en droit diligentés par toutes les parties concernées ;
2) les documents justifiant les mesures administratives prises par le maire (mise à pied et licenciement) ;
3) les pièces produites par la commune en réponse aux contestations en justice de ces deux agents.

La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient.

La commission, qui a pris connaissance de la réponse du maire de Sète, rappelle que les documents produits ou reçus dans le cadre et pour les besoins d’une procédure juridictionnelle, qu'elle soit de nature civile, pénale ou commerciale, ne présentent pas un caractère administratif et n'entrent donc pas dans le champ d'application du livre III du code des relations entre le public et l’administration. Il en va ainsi, notamment des jugements, ordonnances, décisions ou arrêts rendus par les juridictions de l'ordre judiciaire ou administratif. C'est aussi le cas, plus largement, pour les dossiers de demande d'aide judiciaire (CE, 5 juin 1991, X), des décisions du parquet, des dossiers d'instruction, des procès-verbaux d'audition, des rapports d'expertise ou des mémoires et observations des parties - c'est à dire de l'ensemble des pièces de procédure proprement dites - mais aussi des documents de travail internes à une juridiction, destinés à leurs membres et concourant à l'instruction des affaires ou à la formation des jugements (CE, 9 mars 1983, SOS Défense et CE, 28 avril 1993, Mme X).

Elle considère, en particulier, que les mémoires produits dans le cadre d'une affaire contentieuse constituent des documents juridictionnels et non des documents administratifs. Par suite, ces documents n'entrent pas dans le champ d'application du livre III du code des relations entre le public et l’administration.

En l’espèce, les documents sollicités aux points 1) et 3) revêtent un caractère juridictionnel. La commission ne peut donc que se déclarer incompétente pour se prononcer sur ces points.

S'agissant des documents sollicités au point 2), la commission rappelle qu'elle considère, de manière constante, que les dossiers disciplinaires des agents publics entrent dans le champ du 2° de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration aux termes duquel ne sont communicables qu'à l'intéressé les documents administratifs portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable. Elle précise également que le courrier de notification de la sanction et l’accusé de réception de cette sanction ne sont pas détachables des dossiers disciplinaires des agents publics et relèvent, par suite, également du 2° de l'article L311-6 du même code. En ce qui concerne les sanctions prises par une décision expresse du maire sur le fondement de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, la commission souligne que le Conseil d'État a jugé, dans sa décision Commune de Sète n° 303814 du 10 mars 2010 , que ces dispositions du code général des collectivités territoriales, dont la portée n'est pas limitée aux arrêtés réglementaires, ne sauraient être interprétées, eu égard à leur objectif d'information du public sur la gestion municipale, comme prescrivant la communication des arrêtés portant des appréciations d'ordre individuel sur les fonctionnaires communaux. Par suite, de tels arrêtés ne peuvent être communiqués qu’après occultation de la mention du nom des intéressés et le cas échéant des autres mentions permettant d’identifier la personne concernée. La commission a estimé que les objectifs de transparence de la vie locale ne justifiaient pas non plus qu'il soit dérogé au secret médical (conseil n° 20122788 du 26 juillet 2012), au secret de la vie privée (conseil n° 20121509 du 19 avril 2012 et conseil n° 20123242 du 27 septembre 2012), ou au secret des correspondances échangées entre le client et son avocat (avis n° 20111095 du 14 avril 2011). La commission estime qu'il en est de même des sanctions infligées à des agents communaux.

Il résulte de ce qui précède que les sanctions prononcées par le maire à l'encontre d'un agent identifié, comme en l'espèce, ou identifiable, ne sont pas communicables sur le fondement des dispositions de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales et que les autres pièces du dossier ainsi que celles qui n'en sont pas détachables, ne le sont pas en application des dispositions du 2° de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration.

En l'espèce, les agents étant identifiés, la commission émet, en conséquence, un avis défavorable à ce point de la demande.