Le livre III du code des relations entre le public et l’administration (CRPA) encadre le droit d’accès aux documents administratifs. Il s’impose à toutes les autorités publiques et aux organismes privés chargés d’une mission de service public pour les documents liés à cette mission.
Le droit d’accès s’exerce si l’objet de la demande remplit les trois conditions cumulatives :
- Il s’agit d’un document, de nature administrative et dont l’administration est effectivement en possession.
Le droit d’accès s’applique à tous les documents, quels qu’en soient la forme et le support, produits par les autorités administratives, mais aussi aux documents qui leur ont été transmis par des personnes privées.
Toute personne peut obtenir son dossier médical ou fiscal, un courrier, une délibération, une enquête publique, des budgets locaux, un dossier de permis de construire, de passation de marché, un rapport d’analyse sur l’environnement.
Les demandes d’accès doivent porter sur des documents existants : le livre III du CRPA encadre strictement le droit d’accès. Il en précise les limites : il n’est pas possible d’obtenir sur ce fondement une réponse à une demande de renseignement ou de faire établir un document pour répondre à un besoin spécifique. En effet, le droit d’accès n’impose pas à l’administration de créer ou d’élaborer de nouveaux documents pour répondre aux demandes.
Elles ont néanmoins l’obligation de transmettre la demande au service qui détient les documents lorsque le demandeur a mal identifié l’administration concernée (article L.311-2 du CRPA).
Afin de préserver l’action de l’administration et de limiter les contraintes que lui impose le droit d’accès, cet article précise que les administrations :
- Ne sont pas tenues de communiquer des documents :
- inachevés, c’est-à-dire en cours d’élaboration,
- préparatoires à une décision tant que celle-ci n’est pas prise,
- diffusés publiquement.
- N’ont pas l’obligation de prendre en charge des demandes manifestement abusives par leur volume ou leur fréquence et formulées dans l’intention d’entraver l’activité des services.
Le droit d’accès ne s’étend pas aux documents détenus par des professions libérales (médecins) ou des entreprises privées (sauf s’ils se rapportent à une mission de service public).
De même, en vertu de la séparation des pouvoirs, le livre III du CRPA exclut du droit d’accès les documents des assemblées parlementaires, les documents des juridictions liés à la fonction de juger.