Il est important de bien identifier le document souhaité et de formuler par écrit (par courrier ou email) une demande claire et précise à l’administration qui le détient (services de l’État, collectivités locales, établissements publics et organismes privés chargés de la gestion d’un service public).
Toute personne a le droit de demander, sans distinction de nationalité ni justification d’un intérêt à agir, la communication d’un document administratif.
Les modalités de communication sont au choix du demandeur, conformément à l’article L. 311-9 du CRPA (consultation gratuite sur place, copie papier ou support électronique ou publication en ligne).
Quels sont les frais exigibles par l’administration ?
La consultation sur place ou la publication en ligne de documents administratifs sont gratuits. En revanche, l'administration peut exiger le paiement des frais exposés pour la reproduction et l'envoi de documents administratifs.
L’article R. 311-11 du code des relations entre le public et l’administration précise que « Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l’exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l’envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d’amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d’affranchissement selon les modalités d’envoi postal choisies par le demandeur ».
Les frais autres que le coût de l’envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l’arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001 :
- 0,18 euro la page en format A4
- 1,83 euro pour une disquette
- 2,75 euros pour un cédérom
L’article R.311-11 précise que « l’intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter dont le paiement préalable peut être exigé ».
L’absence de régie de recettes permettant d’encaisser le paiement de ces frais ne peut pas être invoquée pour faire obstacle à la délivrance de copies
Pour en savoir plus : voir fiche thématique : modalités de communication
Quand y a-t-il refus de communication ?
L’administration a un mois pour répondre à une demande, faute de quoi le silence est regardé comme une décision implicite de refus de communication.
S’il s’agit d’un dossier médical de moins de 5 ans, le délai est de 8 jours (et 2 mois si le dossier a plus de 5 ans). Passés ces délais, la CADA peut être saisie.
Le refus de communication opposé par l’administration peut être :
Exprès : il doit alors être motivé, en vertu de l’article L. 311-14 du code des relations entre le public et l’administration. Le refus de communiquer des informations relatives à l’environnement doit obligatoirement donner lieu à une décision expresse motivée (I de l’article L. 124-6 du code de l’environnement).
Tacite : la décision de rejet naît du « silence gardé pendant plus d’un mois par l’autorité compétente, saisie d’une demande de communication de documents » (articles R. 311-12 et R.311-13). Ces décisions tacites sont dispensées de l’obligation de motivation (article 5 de la loi du 11 juillet 1979), sauf si un texte en dispose autrement (CE, 14 décembre 2001, Ministre de l’emploi c/ Farida Dalli).
La CADA ne peut être saisie qu’à la suite d’un refus de communication, qui peut d’ailleurs ne porter que sur un désaccord quant aux modalités de la communication. Une saisine formée avant l’expiration du délai d’un mois imparti à l’administration pour répondre est donc irrecevable.
En cas de communication insatisfaisante pour le demandeur (document tronqué, dossier ne contenant pas le document recherché…) sans refus exprès, la CADA exige que le demandeur attende l’expiration du délai d’un mois à compter de sa demande.