La communication des documents relatifs aux associations relève pour une part du régime spécial fixé à l’article 5 de la loi du 1er juillet 1901, relative au contrat d’association, et à l’article 2 du décret du 16 août 1901 pris pour son exécution qui dispose que les statuts et déclarations des associations, ainsi que toutes les pièces faisant connaître les modifications de statuts et les changements survenus dans leur administration ou leur direction sont communicables à toute personne qui s’adresse à la préfecture ou à la sous-préfecture. S’agissant des comptes et des subventions accordées aux associations, on se réfère au 4e alinéa de l’article 10 de la loi du 12 avril 2000, et pour les documents les plus divers concernant les associations et les fondations qui peuvent être détenus par les autorités administratives dont les collectivités territoriales, le régime général de la loi CADA s’applique.
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Administration et organisation
Les statuts des associations déclarées, qui comportent les mentions énumérées à l’article 5 de la loi du 1er juillet 1901 – titre et objet de l’association, siège de ses établissements, noms, professions, domiciles et nationalités de ceux qui, à un titre quelconque, sont chargés de son administration –, sont communicables aux tiers. Toutefois, il faut veiller à occulter préalablement les éventuelles mentions non prévues à l’article 5 et dont la communication serait susceptible de porter atteinte au secret de la vie privée concernant les dirigeants (20111697, 20131751).
La liste des dirigeants d’une association est communicable après occultation des mentions mettant en cause la vie privée protégée par le II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978, telles que la date et le lieu de naissance des personnes nominativement désignées ou aisément identifiables (20131751) ou les coordonnées personnelles des dirigeants de l’association (20133875).
Les pièces faisant connaître les modifications de statuts et les changements de dirigeants (20124582), et le récépissé de déclaration modificative (20103940) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en vertu de l’article 2 du décret du 16 août 1901 et toujours sous la réserve, en application du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978, de l’occultation préalable des éventuelles mentions mettant en cause la vie privée et dont la déclaration n’est pas prévue par l’article 5 de la loi de 1901. Dans cette mesure, le procès-verbal d’une assemblée générale n’est communicable que pour les seules parties faisant apparaître des modifications du statut de l’association ou des changements dans son administration ou sa direction, après occultation des mentions mettant en cause la vie privée (20091682). Enfin, le règlement intérieur d’une association, dès lors qu’il est reçu par le préfet dans le cadre de sa mission de service public, peut être regardé comme un document administratif et il est communicable à toute personne qui en fait la demande.
Il n’y a pas d’obligation de communication du décret conférant à une association le caractère d’utilité publique dans la mesure où il fait l’objet d’une diffusion publique (publication au JO) (20022732), en revanche, la décision de retrait de la reconnaissance d’utilité publique est communicable à toute personne qui en fait la demande (20060836) lorsqu’elle n’a pas fait l’objet d’une telle diffusion.
Subventions, budgets et comptes
Les budgets et les comptes des associations subventionnées sont communicables à toute personne qui en fait la demande sur le fondement de l’article 10 de la loi du 12 avril 2000.
La demande de subvention adressée par une association à une administration est un document administratif communicable, y compris lorsque l’autorité saisie décide de ne pas accorder la subvention, sous réserve toutefois de la disjonction ou de l’occultation des éventuelles mentions protégées par le II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978. Doivent notamment être occultées les coordonnées bancaires de l’association ou encore celles couvertes par la protection de la vie privée dont doivent bénéficier les membres de cette association (20140800, 20141868).
La convention qui doit être conclue avec l’autorité administrative qui attribue la subvention lorsque celle-ci dépasse le seuil de 23 000 euros (décret du 6 juin 2001), ainsi que le compte rendu financier de la subvention doivent être communiqués à toute personne qui en fait la demande, dans les conditions prévues par la loi du 17 juillet 1978 (20133875).
La CADA précise que le seuil de 23 000 euros conditionne seulement l’obligation de conclure une convention lorsqu’il est atteint, mais non l’obligation de communiquer le budget et les comptes ainsi que le compte rendu d’utilisation de la subvention (20141910).
Dans le cas où l’activité de l’association peut être regardée comme présentant un caractère d’intérêt général, mais où celle-ci n’exerce pas une mission de service public, l’association personne morale de droit privé n’étant pas soumise à l’obligation prévue à l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, la commission ne peut, par suite, que se déclarer incompétente pour se prononcer sur la demande de communication de la balance des comptes de cette association à la date de cessation des fonctions de son vice-président, réclamée à l’association et non à l’administration par ce dernier (20141912).
Les rapports du commissaire aux comptes concernant les comptes des associations subventionnées sont des documents administratifs communicables (20103732), toutefois, ces rapports sont aisément accessibles sur le site internet du Journal officiel de la République française consacré aux annonces relatives aux associations. Cette mise en ligne répond aux prescriptions des articles L. 612-4 et D. 612-5 du code de commerce, ainsi que du décret n° 2009-540 du 14 mai 2009, en vertu desquelles les associations recevant d’autorités administratives des subventions dont le montant global annuel excède 153 000 euros doivent assurer de cette manière la publicité de leurs comptes annuels et du rapport du commissaire aux comptes. (20130095).
Les déclarations de libéralités consenties aux associations ainsi que les demandes d’autorisation préalable d’acceptation d’une libéralité reçues par le préfet dans le cadre de sa mission de contrôle et de tutelle sont communicables, sous réserve des dispositions du II de l’article 6 de la loi de 1978. De même, les actes notariés et les documents d’état civil transmis aux préfets dans le cadre du contrôle des libéralités aux associations sont des documents administratifs, en principe communicables, après disjonction ou occultation des éléments couverts notamment par le secret de la vie privée.
Le rapport d’activité d’une association est communicable dès lors qu’il est relatif à la mission de service public gérée par l’association (20102615, 20103732). S’ils sont détenus par le maire dans le cadre de ses missions de service public, les rapports d’activité sont, à ce titre, communicables sur le fondement de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978. (20140207).
Liste des associations et données sur ces associations
La liste des associations avec la date de leur dernière assemblée générale, si une telle liste existe ou peut être obtenue à l’aide d’un traitement automatisé d’usage courant, est communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978 (20134864).
S’agissant des données sur les associations recensées dans le répertoire national des associations (RNA), l’accès des personnes aux données à caractère personnel figurant dans ce fichier est exclusivement régi par les dispositions de la loi du 6 janvier 1978. Les tiers, c’est-à-dire les personnes non autorisées à consulter les fichiers en vertu des textes qui les créent, peuvent, quant à eux, se prévaloir de la loi du 17 juillet 1978 pour obtenir communication, le cas échéant, des documents extraits de ces fichiers, dans le respect des dispositions de la loi et notamment de son article 6.
Voir aussi la circulaire « Communicabilité des documents relatifs aux associations, fondations, fondations d’entreprise et fonds de dotation, détenus par l’administration » du ministère de l’Intérieur du 26 juillet 2011
http://circulaire.legifrance.gouv.fr/index.php?action=afficherCirculaire&hit=1&r=33791