Les missions de la personne responsable
Article R. 330-4 : « La personne responsable de l'accès aux documents administratifs et des questions relatives à la réutilisation des informations publiques est chargée, en cette qualité, de :
1° Réceptionner les demandes d'accès aux documents administratifs et de licence de réutilisation des informations publiques ainsi que les éventuelles réclamations et de veiller à leur instruction ;
2° Assurer la liaison entre l'autorité auprès de laquelle elle est désignée et la commission d'accès aux documents administratifs.
Elle peut être également chargée d'établir un bilan annuel des demandes d'accès aux documents administratifs et de licence de réutilisation des informations publiques qu'elle présente à l'autorité qui l'a désignée et dont elle adresse copie à la commission d'accès aux documents administratifs. »
La désignation d’une PRADA dans une administration permet donc :
- de faciliter l’instruction des demandes de communication de documents administratifs et de réutilisation des informations publiques ;
- d’assurer la liaison entre cette administration et la CADA.
Faciliter l’instruction des demandes
La désignation d’une PRADA facilite l’instruction des demandes, au bénéfice tant des demandeurs que des services chargés de leur répondre.
Pour les demandeurs
Quiconque souhaite accéder à un document ou réutiliser des informations publiques doit pouvoir s’adresser à une personne compétente qui facilitera l’instruction de sa demande en cas de difficulté.
Les coordonnées de la PRADA doivent donc figurer sur le site de l’administration concernée, comme personne à qui adresser les demandes de communication de documents administratifs et de réutilisation d’informations publiques.
Les demandes de communication ou de réutilisation adressées directement aux services n’en sont pas moins recevables, et il doit y être donné suite. Dans ce cas, la PRADA doit être au moins informée de la demande et recevoir copie de la réponse.
Pour les services
La réception des demandes de communication ou de réutilisation n’implique pas que la PRADA doive répondre elle-même à toutes ces demandes, sauf si cette mission lui est expressément confiée par son administration. Elle doit seulement « veiller à leur instruction », en les orientant vers les services concernés, en suivant le respect des délais impartis par le CRPA (un mois le plus souvent), et surtout, en apportant son expertise juridique aux services de l’administration qui les a désignées.
Il paraît souhaitable que la personne responsable joue un rôle de référent en ce qui concerne le droit de l’accès aux documents administratifs et la réutilisation des informations publiques, qui puisse conseiller son administration sur l’instruction de dossiers précis ou les instruire elle-même, et apporter aux services les informations essentielles leur permettant de traiter eux-mêmes rapidement les demandes les plus simples.
En matière de réutilisation, ce rôle peut, dans les administrations qui ne sont pas familières de telles demandes, se révéler plus important encore en contribuant à l’élaboration du répertoire prévu par les articles L. 322-6 et R. 322-7 du code.
Le bilan auquel fait référence le dernier alinéa de l’article R. 330-4 du CRPA, qui n’est pas obligatoire, est un instrument très utile pour évaluer les attentes du public et l’efficacité de l’organisation retenue pour y répondre. Il est souhaitable que la PRADA ait le souci de cette efficacité et suggère à son administration les améliorations d’organisation nécessaires afin de faciliter l’accès aux documents communicables dans les délais les plus brefs, tout en limitant au strict minimum la charge de travail des services concernés.
Assurer la liaison avec la CADA
La présence d’une PRADA permet d’améliorer la transmission des informations entre les autorités administratives et la commission pour la diffusion de la jurisprudence en matière d’accès et pour rendre plus efficace et plus rapide l’instruction des demandes d’avis et de conseils.
La PRADA est le seul interlocuteur de la CADA lorsque celle-ci veut prendre contact avec son administration. Ainsi, en cas de saisine de la CADA par une personne à laquelle la communication d’un document a été refusée implicitement ou non, la PRADA est immédiatement contactée par le secrétariat général de la commission.
La PRADA peut aider son administration à déterminer si une consultation officielle de la commission via une demande de conseil est réellement nécessaire, en recherchant si la réponse à la question posée peut être trouvée facilement sur le site internet de la commission ou auprès du secrétariat général.
S’agissant des questions pour lesquelles le sens des avis de la CADA est constant et bien établi, la consultation du site internet apporte des informations qui donnent à l’administration la possibilité de répondre de façon pertinente aux demandes de communication qui lui sont adressées.
A titre exceptionnel et dans la limite de ses moyens, le secrétariat général de la commission, répond par téléphone, ou courriel aux questions posées par les administrations, en adressant des précédents – avis ou conseils rendus par la commission sur des questions similaires.
Lorsque la question est délicate, ou nouvelle, la PRADA peut préparer pour son administration une demande de conseil à la CADA.
Les demandes de conseil suivent la même procédure que les demandes d’avis adressées par les particuliers. L’instruction des demandes nécessite pour les rapporteurs de disposer d’éléments de contexte. Les demandes de conseil doivent préciser les points sur lesquels porte l’interrogation et être accompagnées, si besoins, des documents en cause. La commission rappelle qu’elle est tenue au secret professionnel et que dans le cadre de l’instruction d’un dossier, les documents qu’elle pourrait avoir en sa possession suite à une transmission par l’administration ne seront jamais donnés au demandeur.