La communication des documents relatifs aux associations relève pour une part du régime spécial fixé à l’article 5 de la loi du 1er juillet 1901, relative au contrat d’association, et à l’article 2 du décret du 16 août 1901 pris pour son exécution qui dispose que les statuts et déclarations des associations, ainsi que toutes les pièces faisant connaître les modifications de statuts et les changements survenus dans leur administration ou leur direction sont communicables à toute personne qui s’adresse à la préfecture ou à la sous-préfecture. S’agissant des comptes et des subventions accordées aux associations, on se réfère à l’article 10 de la loi du 12 avril 2000, et pour les documents les plus divers concernant les associations et les fondations qui peuvent être détenus par les autorités administratives dont les collectivités territoriales, le régime général du titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l'administration s’applique.
Administration et organisation
Les statuts des associations déclarées, qui comportent les mentions énumérées à l’article 5 de la loi du 1er juillet 1901 – titre et objet de l’association, siège de ses établissements, noms, professions, domiciles et nationalités de ceux qui, à un titre quelconque, sont chargés de son administration –, sont communicables aux tiers. Toutefois, il faut veiller à occulter préalablement les éventuelles mentions non prévues à l’article 5 et dont la communication serait susceptible de porter atteinte au secret de la vie privée de ses membres protégé par l'article L. 311-6 du code des relations entre le public et l'administration (20111697, 20131751).
La liste des dirigeants d’une association est communicable après occultation des mentions mettant en cause la vie privée protégée, telles que la date et le lieu de naissance de ces personnes (20131751) ou leurs coordonnées personnelles (20133875).
Les pièces faisant connaître les modifications de statuts et les changements de dirigeants (20124582), et le récépissé de déclaration modificative (20103940) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en vertu de l’article 2 du décret du 16 août 1901 et toujours sous la réserve, en application de l'article L. 311-6 du code des relations entre le public et l'administration, de l’occultation préalable des éventuelles mentions mettant en cause la vie privée et dont la déclaration n’est pas prévue par l’article 5 de la loi de 1901. Dans cette mesure, le procès-verbal d’une assemblée générale n’est communicable que pour les seules parties faisant apparaître des modifications du statut de l’association ou des changements dans son administration ou sa direction, après occultation des mentions mettant en cause la vie privée (20091682). Enfin, le règlement intérieur d’une association, dès lors qu’il est reçu par le préfet dans le cadre de sa mission de service public, peut être regardé comme un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande.
Il n’y a pas d’obligation de communication du décret conférant à une association le caractère d’utilité publique dans la mesure où il fait l’objet d’une diffusion publique (publication au JO) (20022732). En revanche, la décision de retrait de la reconnaissance d’utilité publique est communicable à toute personne qui en fait la demande (20060836) lorsqu’il n’a pas fait l’objet d’une telle diffusion.
Subventions, budgets et comptes
Les budgets et les comptes des associations subventionnées sont communicables à toute personne qui en fait la demande sur le fondement de l’article 10 de la loi du 12 avril 2000.
La demande de subvention adressée par une association à une administration est un document administratif communicable, y compris lorsque l’autorité saisie décide de ne pas accorder la subvention, sous réserve toutefois de la disjonction ou de l’occultation des éventuelles mentions protégées par le II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978. Doivent notamment être occultées les coordonnées bancaires de l’association ou encore celles couvertes par la protection de la vie privée dont doivent bénéficier les membres de cette association (20140800, 20141868).
La convention qui doit être conclue avec l’autorité administrative qui attribue la subvention lorsque celle-ci dépasse le seuil de 23 000 euros (décret du 6 juin 2001), ainsi que le compte rendu financier de la subvention doivent être communiqués à toute personne qui en fait la demande (20133875).
La CADA précise que le seuil de 23 000 euros conditionne seulement l’obligation de conclure une convention lorsqu’il est atteint, mais non l’obligation de communiquer le budget et les comptes ainsi que le compte rendu d’utilisation de la subvention (20141910).
Les rapports du commissaire aux comptes concernant les comptes des associations subventionnées sont des documents administratifs communicables (20103732). Toutefois, ces rapports sont aisément accessibles sur le site internet du Journal officiel de la République française consacré aux annonces relatives aux associations. Cette mise en ligne répond aux prescriptions des articles L. 612-4 et D. 612-5 du code de commerce, ainsi que du décret n° 2009-540 du 14 mai 2009, en vertu desquelles les associations recevant d’autorités administratives des subventions dont le montant global annuel excède 153 000 euros doivent assurer de cette manière la publicité de leurs comptes annuels et du rapport du commissaire aux comptes. (20130095).
Jusqu'à son abrogation intervenue le 1er août 2017, le décret n° 2006-887 du 17 juillet 2006 prévoyait la publication des subventions versées à une association ou à une fondation reconnue d'utilité publique, par la personne morale de droit public l'ayant attribuée, sous forme de liste annuelle comprenant le nom et l'adresse statutaire de l'organisme bénéficiaire ainsi que le montant et la nature de l'avantage accordé.
Désormais, l'article 18 de la loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique a prévu que les autorités visées à l'article 9-1 de la loi du 12 avril 2000 qui attribuent une subvention d'un montant supérieur à 23 000 euros, doivent désormais rendre « accessible, sous forme électronique, dans un standard ouvert aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé, les données essentielles de la convention de subvention ». Pour les subventions faisant l'objet d'une convention signée à compter du 1er août 2017, le décret n° 2017-779 du 5 mai 2017 a défini les données essentielles des conventions de subvention devant être diffusées par les administrations attribuant des subventions ainsi que les modalités de diffusion de ces données.
Les déclarations de libéralités consenties aux associations ainsi que les demandes d’autorisation préalable d’acceptation d’une libéralité reçues par le préfet dans le cadre de sa mission de contrôle et de tutelle sont communicables, sous réserve des dispositions de l'article L. 311-6 du code des relations entre le public et l'administration.
Le rapport d’activité d’une association est communicable, à condition qu'il soit relatif à la mission de service public gérée par l’association (20102615, 20103732). S'il est en possession d'une administration dans le cadre de ses missions de service public, le rapport d’activité est, à ce titre, communicable sur le fondement de l'article L. 300-2 du code des relations entre le public et l'administration, dès lors que revêt un caractère administratif un document détenu par l'administration. (20140207).
De façon générale, dans le cas où l’activité de l’association peut être regardée comme présentant un caractère d’intérêt général, mais où celle-ci n’exerce pas pour autant une mission de service public, cette personne morale de droit privé ne sera pas soumise au droit d'accès prévu par l'article L. 300-2 du code des relations entre le public et l'administration. La commission ne peut, par suite, que se déclarer incompétente pour se prononcer sur la demande de communication des documents émanant de cette association, lorsque ceux-ci sont réclamés directement à l’association et non à l’administration (20141912).
Liste des associations et données sur ces associations
La liste des associations avec la date de leur dernière assemblée générale, si une telle liste existe ou peut être obtenue à l’aide d’un traitement automatisé d’usage courant, est communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L. 311-1 du code des relations entre le public et l'administration (20134864).
S’agissant des données sur les associations recensées dans le répertoire national des associations (RNA), l’accès des personnes aux données à caractère personnel figurant dans ce fichier est exclusivement régi par les dispositions de la loi du 6 janvier 1978. Les tiers, c’est-à-dire les personnes non autorisées à consulter les fichiers en vertu des textes qui les créent, peuvent, quant à eux, se prévaloir du titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l'administration pour obtenir communication, le cas échéant, des documents extraits de ces fichiers, dans le respect des dispositions de ce code, notamment de son article L. 311-6.
Voir aussi la circulaire « Communicabilité des documents relatifs aux associations, fondations, fondations d’entreprise et fonds de dotation, détenus par l’administration » du ministère de l’Intérieur du 26 juillet 2011